.png){kind=small}
初めて進行役をする人のメモの作り方｜進行台本テンプレート
初めて進行役を担当すると、話す内容を長い文章で用意しがちです。しかし当日は参加者の反応や時間を見ながら動くため、原稿を読み続けるより、時刻・目的・問い・次の判断を短く並べたメモの方が役立ちます。
この記事では、会議や交流会で使える一枚の進行台本を作ります。すべてを予定どおりに話すことを目標にせず、時間が押した場合に省く箇所と、必ず伝える終了条件まで事前に決めておきましょう。
この記事の要点
台本は長い読み上げ原稿ではなく、時刻・目的・問い・判断を一行ずつ書く
予定どおりの場合と時間が押した場合の進め方を両方用意する
片付けと退室を含む終了案内を、開始前から台本へ入れておく
進行役の役割を一文で決める
進行役の仕事は、すべての質問へ答えることではありません。目的を共有し、発言の順番と残り時間を示し、決まったことと未決事項を分ける役割です。最初に「今日は〇〇を決め、終了時に担当と期限を残す」のようにゴールを一文で書きます。説明、記録、機材操作まで一人で抱える場合は、当日に同時進行できるかを見直し、参加者へ任せる作業を決めます。
時刻を起点に台本を区切る
台本は話題の順番だけでなく、開始時刻、区切りの時刻、終了案内の時刻で分けます。たとえば19時開始なら、19時05分まで目的確認、19時25分まで意見収集というように、時計を見たとき次の行動が分かる形にします。各項目へ所要時間を足し上げるだけでは、遅れた際の判断ができません。絶対時刻と残り時間の両方をメモします。
読み上げる言葉は短く固定する
冒頭説明、発言を促す問い、話題を戻す言葉、終了案内だけは短い例文を用意します。「ここまでで出ていない視点はありますか」「この論点は確認担当を決めて次へ進みます」のように、一文で言える長さにします。参加者の発言を台本どおりの結論へ誘導せず、問いと判断基準を分けて書きます。話し終えるまで待てない状況を避けるため、残り時間の伝え方も決めます。
時間が押した場合の省略順を決める
進行が遅れたときに説明を早口にするのではなく、省く項目を先に決めます。自己紹介を一人一項目にする、共有を代表者だけにする、未決事項を担当者確認へ回すなど、目的を損なわない順で短縮します。休憩、重要な注意事項、片付けを調整時間として消さないようにします。延長は会場や参加者の予定へ影響するため、その場の多数決だけで決めません。
記録担当と合図を共有する
進行役が話しながら議事録を完成させるのは負担が大きいため、記録担当と残す項目を共有します。決定事項、担当、期限、保留理由の四つが記録されたかを区切りごとに確認します。残り5分や発言の偏りを知らせる合図も、声、カード、チャットなどから選びます。参加者へ見えない合図を使う場合は、合図を受けた後の行動を担当者同士で決めます。
終了案内と原状回復まで書く
台本の最後に、決定事項の読み上げ、次回連絡、忘れ物確認、机や椅子の原状回復、退出時刻を入れます。会の終了と予約終了を同じ時刻にせず、片付け時間を確保します。終了直前に新しい論点が出た場合は、今決める必要があるか、別途確認できるかを判断します。参加者が帰り始めてから重要事項を追加せず、全員へ伝える内容は終了案内の前にまとめます。
コピーして使える進行台本テンプレート
開始時刻を入れ替え、各行へ実際の問いと判断を書いて使います。短縮欄を先に埋めておくと、遅れたときも目的を保ったまま進められます。
時刻 | 進行内容 | 読み上げ・問い | 残す記録 | 押した場合 |
開始5分前 | 資料・時計・記録先を確認 | 担当と合図を確認します | 役割分担 | 参加者説明より先に確認 |
開始〜5分 | 目的と終了条件を共有 | 今日は〇〇を決めます | 目的・終了時刻 | 注意事項は省かない |
5〜25分 | 意見を集める | 出ていない視点はありますか | 意見・論点 | 一人一項目へ短縮 |
25〜45分 | 比較して決める | 判断基準に照らすとどうですか | 決定・保留理由 | 未決は担当確認へ |
終了15分前 | 担当と期限を確認 | 誰がいつまでに行いますか | 担当・期限 | 代表者が要点のみ確認 |
終了10分前 | まとめ・片付け・退出 | 決定事項と次の連絡を確認します | 次回連絡 | 新しい議題を始めない |
よくある失敗
よくある失敗は、台本を完成した読み上げ原稿にして、参加者の反応や残り時間を見なくなることです。反対に見出しだけでは、緊張したときに問いや終了案内が出てきません。固定する短い言葉と、その場で判断する条件を分け、時計を見れば次の行動が分かるメモにします。
よくある質問
台本を参加者にも見せますか？
目的、流れ、終了時刻、参加ルールは共有すると安心につながります。進行役向けの短縮判断や担当者への合図は、必要な関係者だけで共有して構いません。
予定外の質問が出たらどうしますか？
目的との関係と、その場で答える必要性を確認します。確認が必要な内容は推測で答えず、担当と回答期限を記録します。今扱わない理由も参加者へ短く伝えます。
関連記事
GOZAR会議室 新宿御苑3Fを候補にする場合
この用途では、次の条件を先に確認します。
進行役から参加者の表情と時計を確認しやすい机配置か公式写真で見る
記録用端末や資料共有に必要なWi-Fi・コンセントを公式情報で確認する
まとめ、原状回復、退出を含めた予約時間を確保する
公式ページでは38㎡、定員18人、Wi-Fi、コンセント、エアコン、トイレ、飲食可、土足可が案内されています。 最新の料金、空き状況、利用条件は予約前に店舗ページで確認してください。
GOZAR会議室 新宿御苑3Fの室内（公式写真）。用途に合う配置と最新の利用条件は店舗ページでご確認ください。
コメント