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チームの振り返り会の進め方｜意見を次の行動につなぐ60分例
振り返り会で感想を順番に話すだけでは、「大変だった」「次は頑張る」で終わることがあります。次の行動につなげるには、事実、受け止め、改善案を分け、最後に担当と期限を一つ決めます。
振り返りは誰かを評価する会ではありません。発言の安全を守り、起きたことから仕事の進め方を見直します。ここでは4〜8人のチームで行う60分の進行例を紹介します。
会の対象期間と目的をそろえる
「今週の制作」「イベント準備の一か月」など、振り返る範囲を決めます。目的は「次回の引き継ぎを短くする」「確認漏れを減らす」のように、改善したい仕事の流れに置きます。個人の能力や性格を結論にしません。
参加者には、事前に事実を一つ、うまくいったことを一つ、困ったことを一つメモしてもらいます。データや記録がある場合は先に共有し、会の時間を数字探しに使わないようにします。
60分の進行例
0〜5分で目的、対象期間、発言ルールを確認。5〜15分で出来事を時系列に並べます。15〜30分で「続けたいこと」「困ったこと」を個別に書き、順番に共有。30〜43分で原因と影響を整理し、43〜53分で改善案を出します。
53〜58分で実行する案を一つか二つ選び、担当、期限、確認方法を決めます。58〜60分で内容を読み上げて終了します。準備、入室、片付けはこの60分とは別に予約時間へ含めます。
最初は無言で書く時間を作る
声の大きい人から話し始めると、後の意見が引っ張られます。最初に付箋や紙へ一人で書く時間を作り、全員分を見てから説明します。同じ内容はまとめても、少数意見を消さずに残します。
匿名の意見箱を使う場合も、個人を推測する話にしません。取り上げられない項目は、別途扱うか、今回は扱わない理由を記録します。すべてを一回で解決しようとしないことが大切です。
事実と解釈を分けて話す
「連絡が遅かった」は解釈が含まれます。「予定日の前日18時に共有された」のように観察できる事実へ戻し、その結果どんな作業に影響したかを確認します。責任追及ではなく、情報が届く仕組みを見直します。
原因を一つに決めつけず、手順、担当、道具、予定、判断基準など複数の面から考えます。本人がいない場で性格を理由にせず、次回変えられる条件を探します。
改善案は小さく試せる形にする
「コミュニケーションを増やす」では実行を確認できません。「次の二週間、毎日16時に進捗を三行で共有する」のように、対象、頻度、期間を決めます。試した後に続けるかを次回の振り返りで判断します。
案を選ぶときは効果だけでなく負担も見ます。投票で多数決にする前に、実行する人が無理なく試せるかを確認します。担当者一人へ丸投げせず、必要な協力も決めます。
話しやすい会場と席配置
全員の表情とメモが見える配置にし、ホワイトボードや画面を使うなら視線が一方向に偏りすぎないようにします。機密情報を扱う場合は、周囲から見えない環境と資料の回収方法を確認します。
新宿周辺ならGOZAR会議室 新宿御苑3Fも候補です。公式ページでは38㎡、定員18人、Wi-Fi、電源、エアコン、トイレなどが案内されています。写真で席の配置を検討し、設備と最新の利用条件を確認してください。
主催者のチェックリスト
対象期間／目的／事前メモ／進行表／時計／記録担当／発言ルール／改善案の選び方／担当と期限の記入欄／準備・片付けを含む予約時間。この10項目を用意します。
終了後の議事録は、個人への評価ではなく、確認した事実、選んだ行動、担当、期限、次回確認日の順で短くまとめます。未決事項を隠さず、誰が判断するかを記録します。
次回は行動の結果から始める
次の振り返り会では、前回決めた行動を実施できたか、何が変わったかを最初に確認します。できなかった場合も責めず、負担が大きかったのか、合図がなかったのかを見直します。変更後に別の困りごとが生まれた場合も記録し、続ける、直す、やめるを判断します。
参加できなかった人には、決まった行動と自分に関係する担当だけを共有します。会の録音や全発言の公開を前提にせず、率直に話せる範囲と、業務として残す記録を分けます。
同じ型を繰り返すと、会議のための会議にならず、小さな改善を積み上げられます。会場を予約するときは、チームが集中できる時間に加え、入退室と原状回復の時間も確保しましょう。
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